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VUCA时代,企业内如何做好信息接力?

公司名称:诺姆四达 专业的人才管理 人才测评与人力资源咨询集团发布时间:2015-11-11浏览次数:

随着全球化、大数据、技术革新等新特点和趋势的出现,特别是移动互联网的应用,我们面临的商业和社会格局呈现出前所未有的动态性和不可预见性,其具体表现为易变性(Volatility)、不确定性(Uncertainty)、复杂性(Complexity)和模糊性(Ambiguity)。

在一个信息流通迅速的开放式时代中,及时有效获取有关企业发展的各种信息,日益成为许多企业获取经营管理成功的关键和决定因素。企业内部沟通本质上来说就是信息传递,组织内部每一个成员都扮演着信息接力的重要一棒。信息在组织内部可以自上而下,可以逆流而上,可以同级交流,还可以跨级交流,体恤民情等等,理想中每位信息接力者都是专业运动员,而现实的信息打开方式却是……

 “每天一上班打开电脑接收电子邮件,只看和回就几乎花掉两个钟头……”

“为什么底下的人一提不同的意见,上面的人脸色就那么难看?”

“谁知道他们部门到底是做什么工作?”

 “会场乱糟糟,我们一连数小时在那里讨论问题,事情还是没有眉目„„”

 “报喜不报忧,老板总是最后听到坏消息的人”

“大家总是抱怨重重,但是也没有人真正向上层提出建议和反馈”

“找个对接人真不容易,各个部门都在踢皮球”

“他就那点能耐,也不会帮助我们争取更多资源”

“对工作的未来很迷茫,不知道公司未来发展方向是什么”

“员工提的意见也不会受到重视,还是不说为妙”

“知而不言,言而不尽”

"你今天在位,我就尊重你;你明天下台,我就不理你甚至修理你”

“你有来头我就服从和执行指令,你没有来头,我就不买你的帐”

有一天老李从总经理的房间出来,旁边有人问:“老李,你跟总经理讲什么呢?”老夏说:“那当然有事情了。”

想想上述一幕幕,你所在的公司中了几条?如果还有很多类似的现象,需要给你目前企业内部沟通状况亮红灯。

信息接力不给力,它的原罪是什么?员工的错?还是管理出了问题?

企业内部沟通是一个动态过程,关键在于信息的传递是否通畅。随着移动互联步伐的加快,在沟通方式上,以电子沟通和网络沟通为主,口头或书面沟通采用比例较低。员工每天接收信息量大,邮件负担大,不能较好过滤吸收。同时也存在信息过滤严重的现象,据统计,如果一个信息在高层管理者那里的正确性是100%,到了信息接收者员工手里可能只剩下20% ,信息每经过一个层级,其失真率约为10%~15%,反之亦然。很多人把掌握的信息作为一种权利的象征,把信息过滤看作是一种权利,导致信息传递效果不佳。

 在沟通形式上,上行、下行、平行与斜向沟通这四种并行,其中下行沟通使用的频率最高如指示、规章制度、方针目标等;上行沟通渠道缺失,企业缺失及时了解员工信息渠道,沟通信息不能反应员工真实想法或者公司实际情况;部门间普遍缺乏及时畅通的横向或交叉沟通渠道,横向沟通效率低;斜向沟通方式不固定,不同级别且无隶属关系者之间的信息传递。不同领导层一般不会主动进行沟通,同时也因为斜向沟通的形式使得职位的差异导致沟通不畅。

在沟通渠道上,正式沟通占主导,非正式沟通为辅。虽然建立一些正式沟通如例会、意见箱等,但渠道仍然不足,不易形成良好的网络协作关系,各公司管理层并未提供通畅的沟通渠道和平台。在大型集团公司还经常会出现各子公司或部门之间沟通不足,导致不良竞争,甚至各自为政,不能统一整个公司的步调。

企业是一个复杂的综合体,出现上述沟通不畅的原因形态各异,机构越复杂沟通越是困难。根据前人统计,21.1%的人认为管理环境和沟通渠道会影响沟通效果,29%提到企业规模和组织结构对沟通有显著影响,还有一些企业文化、空间因素、信息本身等因素共同影响着企业内部沟通。面对信息沟通不畅,大部分学者主张从组织层面入手,创建有效的沟通机制和营造企业文化最受推崇。在改善企业内部沟通方面,诺姆四达总裁苏博士经过多年管理咨询经验和知识的沉淀提出创设沟通平台概念,并认为是管理者的一项关键能力,也是信息传递的关键环节,更是信息通畅的保证。

为接力领跑,完善沟通管理

“企业即人”,在企业的经营管理中人与人之间,部门与部门之间,分子公司与分子公司之间缺乏沟通,会出现冲突和矛盾,就会衍生会更多矛盾和冲突。为此,我们从沟通的心肝皮入手,搭建一个有血有肉的骨架,让血液顺畅流动起来,减少内耗。

雕塑你的员工-“向上级沟通有没有胆?向同级沟通有没有肺?向下级沟通有没有心?”

你能否准确有效的表达?并主动向领导提出合理化意见;与同级能否建立共同目标?运用沟通技巧化解矛盾而不是背后这个部门议论那个部门不配合,那个部门埋怨这个部门下级效率低;你能否放下高冷的领导范?开个草根会议真正的了解员工需求而不是灌输公司制度。要做到心肺俱全,需要一定的沟通表达能力和沟通技巧,还需要信息处理的能力。

在信息泛滥的时代,公司任何一个管理者一定不能被信息淹没,要实现高效的企业内部沟通,信息传递者自身要求也会增加,要区分信息的紧急性和重要性,还要掌握接收信息的关键对象,简而言之即明确什么样的信息传递给什么参与者达到最佳效果。提高信息质量限制信息数量,例如可口可乐“一页纸原则”。否则不仅对信息接收者造成压力还可能酿成沟通障碍。

企业文化营造-人人能沟通、时时能沟通、事事能沟通

企业文化是一个企业内部形成的共同的价值观念、行为方式。任何信息的传递都在一定背景下进行,受到企业文化类型的影响。这个大背景直接作用于员工的行为特征、沟通方式以及沟通风格。中国上下五千年的文化已经深深让国人吸收内化了“中庸之道”、“本位主义”以及“层级”等概念,在企业范围内营造相互尊重、互相理解、平等信任的组织氛围。较多学者会强调领导者在这个过程中的重要作用,注重营造一个民主的组织氛围,为企业良好沟通奠定基础。较多重视内部沟通的企业采用了Open Door政策即所有管理者办公室的门都是绝对敞开的,任何职工在任何时候都可以直接推门进来,与任何级别的上司平等交流。GE是奉行Open Door政策最坚决、最彻底的公司。杰克•韦尔奇最“痛恨”的,就是那些平时摆出一幅官僚主义、“经理架子”的人,他创立了一种风气,坚决杜绝那些在公司中“摆谱”的人。所以,形成一种自下而上,或者从上到下自由轻松交流的氛围。

创设沟通平台,为沟通保驾护航

企业内部沟通的对象是信息,沟通的效果取决于信息传递的准确性、及时性以及各种信息转化的顺畅程度。企业内部信息的传递和转化都必须依赖一个平台,这个平台可能是公司例会,可能是总经理意见箱,也有可能是员工满意度调查,还有可能是目前正在寻找中的信息传递渠道。信息传递者可以根据管理需要,创造性地开创沟通渠道、方式,将组织的目标、愿景、意图、要求用最快、最有效的方式传达到目标对象。例如NS产品信息变更较快,业务员常出现把握不准确的情况,通过创设沟通平台来解决。一方面,定期向该沟通平台更新最新产品信息,使业务员实时了解;另一方面,良好的经验、常见的失误和最新的公司决策都可在该平台上进行发布,实现经验信息在公司内共享,由此,使业务经理能从这些事务性工作中解脱出来,将时间和经历更多地用在管理团队和促进业务方面。

  •  让位差从1到0。在实际的斜向沟通或者横向沟通中,经常会由于沟通双方职位或人格魅力等存在差别,使处于劣势的一方感觉到压力而不能表达真实的意愿,使优势的人员成为信息控制者,降低沟通效果,产生位差效应。面临此类情况,首要任务是创设平等性的沟通平台,实现平等且有效的沟通,双方都可以根据自己需求影响信息沟通的内容和进程,提高沟通质量和效率的同时改善了组织氛围。

  • 你被领导@过么?工作会议上有时候争的面红耳赤,“我们单独聊聊”却能轻易化解矛盾;又或者会议上大家沉默寡言,其实私下议论纷纷。可见那些非正式的沟通也需要平台,因为企业内的这种信息平时都是游离状态,但却深入个人的行为模式,是个人长期积累的结果,如动机、兴趣、意志、灵感和价值观等。附着于每个个体脑海或者小团体内部,不易传递和扩散,却具有较强的影响力。所以急需创设一个沟通平台进而将其转化,促使个体将自己的想法表达出来,促进彼此互动和交流,在不知不觉中提升员工参与度和满意度。例如公司论坛或者微信圈,提供咨询和畅所欲言的场所。

  •  制度规范为平台添翼。有了平台如果没有有效制度约束,沟通会陷入混乱。完备的内部沟通管理制度应该规范化、全员化,明确沟通管理目标及范围,通过对沟通中行为的约束,促进员工行为的一致性,提高组织沟通效率与效果。并可基于沟通满意度评价制定相应的考核指标,如部门协作满意度水平。

当然,企业内部沟通制度不是越多越好,制度的建立在与企业是否需要,以及企业需要使用的频率相联系,不能脱离实际情况。例如跨部门合作,通常由于下属员工没有决定权,信息需要经过各自上级的批准于答复才能与其他部门进行沟通,甚至某一个部门掌控信息或者信息集中于某些部门,这些都会降低工作效率。在合作过程中需要创设信息沟通平台,通过企业内部沟通制度监督和督促企业内部信息的有序传播,明确信息传递的基本方向,提供制度保障。

结语

按照著名组织行为学家卡尔•韦克的观点,组织不是由职位,角色构成,而是由信息传递活动构成,由人与人之间的相互关联而形成。面临已有所反映的不良现象,企业需要重视内部沟通、采取有效措施改善内部沟通。美国著名未来学家奈斯比特曾指出:“未来竞争是管理的竞争,竞争的焦点在于每个社会组织内部成员之间及其外部组织的有效沟通上。”愈来愈多的企业家们意识到企业发展的根本动力还是来自于本企业内部的员工,调动员工主动性、积极性、创造性是实现组织目标的关键。由此沟通也是生产力,企业常见效率低下、执行力差、领导力不强等,其根本是由于企业内部沟通不到位。高效的沟通有利于提高企业竞争力;高效的沟通有助于公司信息透明化,保障决策的科学性和执行的可靠性;高效的沟通有助于员工与员工、员工和领导之间相互理解,增强企业凝聚力。 

 

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